we4 Solutions

Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Verträge, Angebote, Lieferungen und Leistungen der we4 Solutions GmbH, Gistlstr. 103, 82049 Pullach i. Isartal („we4 Solutions“, „wir“ oder „uns“), gegenüber ihren Kunden.

1.2 Unsere Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Diese AGB gelten nicht für Verbraucher im Sinne von § 13 BGB.

1.3 Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, wir stimmen ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu. Dies gilt auch dann, wenn wir in Kenntnis entgegenstehender oder abweichender Bedingungen Leistungen vorbehaltlos erbringen.

1.4 Diese AGB gelten auch für künftige Geschäftsbeziehungen mit demselben Kunden, ohne dass wir erneut ausdrücklich auf sie hinweisen müssen.

2. Leistungen der we4 Solutions

2.1 we4 Solutions entwickelt und stellt KI-gestützte Softwarelösungen bereit und erbringt damit zusammenhängende Beratungs-, Implementierungs-, Integrations-, Betriebs-, Support- und operative Dienstleistungen, insbesondere für die Versicherungswirtschaft.

2.2 Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot, der Leistungsbeschreibung, dem Vertrag, einem Statement of Work, einer Auftragsbestätigung oder einer sonstigen schriftlichen Vereinbarung zwischen den Parteien.

2.3 Unsere Leistungen können insbesondere umfassen:

2.4 Soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist, schulden wir keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, keine bestimmte Entscheidungsqualität im Einzelfall und keine rechtliche, medizinische, versicherungsmathematische oder regulatorische Beratung.

2.5 KI-gestützte Ausgaben, Analysen, Klassifikationen, Zusammenfassungen oder Entscheidungsvorschläge dienen der fachlichen Unterstützung. Sie ersetzen keine Prüfung, Bewertung oder Entscheidung durch qualifizierte Personen des Kunden. Der Kunde bleibt für seine fachlichen, rechtlichen, regulatorischen und geschäftlichen Entscheidungen verantwortlich.

3. Vertragsschluss

3.1 Unsere Angebote sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet werden.

3.2 Ein Vertrag kommt durch schriftliche oder elektronische Annahme unseres Angebots, durch unsere Auftragsbestätigung, durch Unterzeichnung eines Vertragsdokuments oder durch Beginn der Leistungserbringung zustande.

3.3 Änderungen oder Erweiterungen des Leistungsumfangs bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung. Wir können hierfür ein gesondertes Angebot erstellen.

4. Leistungsänderungen und agile Umsetzung

4.1 Bei Software-, KI- und Implementierungsprojekten können fachliche, technische oder regulatorische Anforderungen während der Umsetzung konkretisiert oder geändert werden. Soweit die Parteien ein agiles oder iteratives Vorgehen vereinbaren, werden Anforderungen, Prioritäten, Zwischenergebnisse und weitere Umsetzungsschritte gemeinsam abgestimmt.

4.2 Änderungswünsche des Kunden, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, gelten als Change Request. Wir sind berechtigt, hierdurch entstehenden Mehraufwand gesondert zu vergüten und vereinbarte Termine angemessen anzupassen.

4.3 Verzögerungen, die auf fehlende, verspätete, unvollständige oder fehlerhafte Mitwirkung des Kunden zurückzuführen sind, verlängern vereinbarte Fristen und Termine angemessen. Weitergehende Rechte bleiben unberührt.

5. Mitwirkungspflichten des Kunden

5.1 Der Kunde stellt alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Daten, Dokumente, Systeme, Zugänge, Ansprechpartner, fachlichen Entscheidungen und Freigaben rechtzeitig, vollständig und in geeigneter Qualität bereit.

5.2 Der Kunde ist verantwortlich für die fachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit der von ihm bereitgestellten Daten, Dokumente, Weisungen und Inhalte.

5.3 Der Kunde stellt sicher, dass er zur Bereitstellung und Verarbeitung der übermittelten Daten berechtigt ist. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen, Geschäftsgeheimnisse, Versicherungsunterlagen, Gesundheitsdaten und sonstige besonders schutzbedürftige Informationen.

5.4 Der Kunde ist verantwortlich für die Prüfung, Validierung und Freigabe von Ergebnissen, insbesondere von KI-gestützten Ausgaben, Entscheidungsvorschlägen, Berichten, Workflows und Automatisierungsergebnissen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.

5.5 Der Kunde benennt fachlich und technisch qualifizierte Ansprechpartner und sorgt für zeitnahe Entscheidungen. Verzögerungen oder Mehraufwand aufgrund unzureichender Mitwirkung gehen zulasten des Kunden.

6. Nutzung von Software und Zugängen

6.1 Soweit wir dem Kunden Software, Plattformzugänge, Benutzerkonten oder Schnittstellen bereitstellen, erhält der Kunde für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung im vertraglich vereinbarten Umfang.

6.2 Der Kunde darf die Software und bereitgestellten Zugänge nur für eigene interne Geschäftszwecke und nur im vereinbarten Nutzungsumfang verwenden. Eine Nutzung für Dritte, eine Weitervermietung, ein Weiterverkauf, eine öffentliche Zugänglichmachung, Reverse Engineering oder eine Umgehung technischer Schutzmaßnahmen ist unzulässig, soweit nicht ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich zwingend erlaubt.

6.3 Der Kunde ist für die Verwaltung seiner Nutzer, Rollen, Berechtigungen und Zugangsdaten verantwortlich, soweit diese nicht ausdrücklich von uns übernommen wird. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und vor Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen.

6.4 Der Kunde informiert uns unverzüglich, wenn der Verdacht besteht, dass Zugangsdaten kompromittiert wurden oder eine unbefugte Nutzung stattgefunden hat.

7. Drittanbieter, Cloud- und KI-Dienste

7.1 Zur Leistungserbringung können wir eigene Systeme sowie Dienste von Drittanbietern einsetzen, insbesondere Hosting-, Cloud-, Datenbank-, Kommunikations-, Analyse-, Sicherheits-, Entwicklungs- und KI-Dienste.

7.2 Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, erfolgt der Einsatz von Drittanbietern nach Maßgabe der datenschutzrechtlichen Vereinbarungen zwischen den Parteien, insbesondere eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung und der dort geregelten Unterauftragnehmer.

7.3 Eine Nutzung von Kundendaten zum Training allgemeiner KI-Modelle erfolgt nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart ist oder der Kunde hierzu ausdrücklich eingewilligt hat. Im Übrigen werden Kundendaten nur zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen verarbeitet.

7.4 Soweit Drittanbieter ihre Dienste ändern, einschränken oder einstellen, sind wir berechtigt, funktional gleichwertige Alternativen einzusetzen oder die Leistungserbringung anzupassen, soweit dies für den Kunden zumutbar ist.

8. Termine, Fristen und Abnahme

8.1 Termine und Fristen sind nur verbindlich, wenn sie ausdrücklich als verbindlich vereinbart wurden.

8.2 Soweit eine Abnahme vereinbart ist, prüft der Kunde die abnahmefähigen Leistungen unverzüglich nach Bereitstellung. Wegen unwesentlicher Mängel darf die Abnahme nicht verweigert werden.

8.3 Eine Leistung gilt als abgenommen, wenn der Kunde die Leistung produktiv nutzt, die Abnahme nicht innerhalb einer angemessenen Prüffrist unter Angabe wesentlicher Mängel verweigert oder eine vereinbarte Abnahmeerklärung abgibt.

9. Vergütung und Zahlungsbedingungen

9.1 Die Vergütung ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot, Vertrag oder der jeweils vereinbarten Leistungsbeschreibung. Sie kann insbesondere als Festpreis, nach Aufwand, als monatliche oder jährliche Lizenz-, Nutzungs-, Betriebs- oder Supportgebühr oder als Kombination dieser Modelle vereinbart werden.

9.2 Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.

9.3 Soweit nicht anders vereinbart, sind Rechnungen innerhalb von 14 Kalendertagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

9.4 Bei Zahlungsverzug sind wir berechtigt, Verzugszinsen und weitere gesetzliche Verzugsschäden geltend zu machen. Weitergehende Rechte bleiben unberührt.

9.5 Reise-, Unterkunfts- und sonstige Auslagen werden nur berechnet, soweit dies vereinbart ist oder der Kunde diese veranlasst hat.

10. Rechte an Arbeitsergebnissen und Know-how

10.1 Vorbestehende Rechte, Methoden, Frameworks, Tools, Templates, Softwarebestandteile, Bibliotheken, Modelle, Prompts, Architekturen, Konzepte, Dokumentationen, Erfahrungswissen und sonstiges Know-how der we4 Solutions verbleiben bei we4 Solutions, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.

10.2 An individuell für den Kunden erstellten Arbeitsergebnissen erhält der Kunde nach vollständiger Zahlung der vereinbarten Vergütung die vertraglich vereinbarten Nutzungsrechte. Soweit keine ausdrückliche Regelung getroffen wurde, erhält der Kunde ein einfaches, zeitlich unbeschränktes, nicht übertragbares Nutzungsrecht für eigene interne Geschäftszwecke.

10.3 Eine Bearbeitung, Weitergabe, Veröffentlichung, Unterlizenzierung oder Nutzung über den Vertragszweck hinaus ist nur zulässig, soweit dies ausdrücklich vereinbart wurde oder gesetzlich erlaubt ist.

10.4 we4 Solutions bleibt berechtigt, allgemeine Erkenntnisse, Methoden, Ideen, Konzepte und Know-how, die bei der Leistungserbringung entstehen, unabhängig vom konkreten Kundenprojekt weiterzuverwenden, soweit hierbei keine vertraulichen Informationen, Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogenen Daten des Kunden offengelegt werden.

11. Vertraulichkeit

11.1 Die Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrags zu verwenden.

11.2 Vertrauliche Informationen sind insbesondere Geschäftsgeheimnisse, technische Informationen, Produkt- und Prozessdaten, Versicherungsunterlagen, Kunden- und Falldaten, Softwarearchitekturen, Zugangsdaten, Vertragsinhalte, Preise, Sicherheitsinformationen und sonstige als vertraulich erkennbare Informationen.

11.3 Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, ohne Pflichtverletzung bekannt werden, rechtmäßig von Dritten erlangt wurden oder unabhängig ohne Rückgriff auf vertrauliche Informationen entwickelt wurden.

11.4 Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt. Die betroffene Partei informiert die andere Partei, soweit rechtlich zulässig, unverzüglich über eine solche Offenlegungspflicht.

11.5 Die Vertraulichkeitspflichten gelten auch nach Beendigung des Vertrags fort.

12. Datenschutz und Informationssicherheit

12.1 Die Parteien beachten die jeweils anwendbaren Datenschutzgesetze. Soweit we4 Solutions personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

12.2 Der Kunde bleibt für die Zulässigkeit der Verarbeitung, die Rechtmäßigkeit der Datenbereitstellung, die Erfüllung von Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen und die fachliche Bewertung der Verarbeitung verantwortlich, soweit er datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist.

12.3 we4 Solutions verarbeitet personenbezogene Daten nur im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und dokumentierten Weisungen des Kunden, soweit keine gesetzliche Pflicht zu einer abweichenden Verarbeitung besteht.

12.4 Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, insbesondere Gesundheitsdaten, stellt der Kunde sicher, dass hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht und die Verarbeitung vertraglich, organisatorisch und technisch angemessen abgesichert ist.

12.5 we4 Solutions trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten. Einzelheiten können in einem Sicherheitskonzept, einer Leistungsbeschreibung, einem Auftragsverarbeitungsvertrag oder einer gesonderten Anlage geregelt werden.

13. Gewährleistung

13.1 Für werkvertragliche Leistungen gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte, soweit in diesen AGB nichts Abweichendes geregelt ist.

13.2 Für dienstvertragliche Leistungen schulden wir die fachgerechte Leistungserbringung, jedoch keinen bestimmten Erfolg.

13.3 Bei Softwareleistungen können Fehler, Einschränkungen und Abweichungen auftreten. Wir werden wesentliche, reproduzierbare und von uns zu vertretende Mängel innerhalb angemessener Frist beseitigen oder eine zumutbare Umgehungslösung bereitstellen.

13.4 Gewährleistungsansprüche bestehen nicht bei Mängeln, die durch unsachgemäße Nutzung, unzulässige Änderungen, fehlerhafte Kundendaten, Systeme Dritter, fehlende Mitwirkung oder eine Nutzung außerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs verursacht wurden.

14. Verfügbarkeit, Wartung und Support

14.1 Soweit wir Software oder Plattformen als laufenden Dienst bereitstellen, ergeben sich Verfügbarkeit, Supportzeiten, Wartungsfenster, Reaktionszeiten und Service Levels aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung oder einem gesonderten Service Level Agreement.

14.2 Ohne ausdrückliche Service-Level-Vereinbarung schulden wir eine dem Stand der Technik angemessene Bereitstellung, jedoch keine bestimmte Mindestverfügbarkeit.

14.3 Geplante Wartungsarbeiten, Sicherheitsupdates, technische Änderungen oder Maßnahmen zur Sicherung des Betriebs können die Verfügbarkeit vorübergehend einschränken. Wir werden berechtigte Interessen des Kunden hierbei angemessen berücksichtigen.

15. Haftung

15.1 we4 Solutions haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie in allen sonstigen Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.

15.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

15.3 Für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Reputationsschäden und reine Vermögensschäden haften wir nur, soweit eine Haftung nach den vorstehenden Regelungen zwingend besteht oder ausdrücklich vereinbart wurde.

15.4 Für Datenverlust haften wir nur in dem Umfang, in dem der Schaden auch bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre, soweit die Datensicherung nicht ausdrücklich Teil unserer vertraglichen Leistung ist.

15.5 Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten unserer gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden, Erfüllungsgehilfen und Unterauftragnehmer.

16. Laufzeit und Kündigung

16.1 Laufzeit und Kündigungsfristen ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag, Angebot oder der Leistungsbeschreibung.

16.2 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei trotz Abmahnung schwerwiegend gegen vertragliche Pflichten verstößt, Zahlungen erheblich verzögert, Schutzrechte verletzt, Vertraulichkeitspflichten verletzt oder die weitere Vertragsdurchführung unzumutbar wird.

16.3 Nach Vertragsende stellt der Kunde die Nutzung bereitgestellter Software und Zugänge ein, soweit keine fortbestehenden Nutzungsrechte vereinbart sind. Regelungen zur Rückgabe, Löschung oder Herausgabe von Daten ergeben sich aus dem Vertrag, der Leistungsbeschreibung oder einer datenschutzrechtlichen Vereinbarung.

17. Referenzen und Kommunikation

17.1 Die Nennung des Kunden als Referenz, die Verwendung von Logos oder die Veröffentlichung projektbezogener Informationen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Kunden zulässig.

17.2 Allgemeine, anonymisierte oder aggregierte Informationen über Projekterfahrungen dürfen verwendet werden, sofern hierdurch keine Rückschlüsse auf vertrauliche Informationen, Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogene Daten des Kunden möglich sind.

18. Höhere Gewalt

18.1 Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Leistungshindernisse, die durch Ereignisse außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs verursacht werden. Hierzu können insbesondere Naturereignisse, Krieg, Terror, behördliche Maßnahmen, Arbeitskämpfe, Stromausfälle, Ausfälle öffentlicher Telekommunikationsnetze, Cyberangriffe auf Drittinfrastrukturen, Pandemien oder vergleichbare Ereignisse gehören.

18.2 Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich über das Leistungshindernis und dessen voraussichtliche Dauer. Leistungspflichten verlängern sich für die Dauer des Hindernisses angemessen.

19. Schlussbestimmungen

19.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

19.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist, soweit gesetzlich zulässig, München. Wir sind jedoch berechtigt, den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.

19.3 Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Dies gilt auch für die Änderung dieser Formklausel.

19.4 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt eine wirksame und durchführbare Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung möglichst nahekommt, soweit dies rechtlich zulässig ist. Entsprechendes gilt für Regelungslücken.

19.5 Vertragssprache ist Deutsch. Soweit Übersetzungen dieser AGB bereitgestellt werden, ist im Zweifel die deutsche Fassung maßgeblich.

20. Stand

Stand: 07.05.2026